 Van de tamtam naar de tomtom  |
|
|
Top tien tips voor het Nieuwe Werken
Net als bij andere grote projecten kan de invoering van Het Nieuwe Werken slagen of falen. Maar wie diverse geslaagde introducties goed analyseert, is in staat een aantal succesfactoren te benoemen. Soms voor de hand liggend, maar altijd goed om overzichtelijk op een rij te hebben. Een overzicht van de top 10.
Tip 1. Voer het zelf in
Een organisatie moet Het Nieuwe Werken zelf invoeren. Waar nodig kunnen externe partijen worden ingezet als coach, facilitator en/of leverancier van gespecialiseerde kennis (bijvoorbeeld op het gebied van strategie, HR, werkplekconcepten en ICT). Maar voor een goede invoering is het belangrijk om zelf duidelijk te hebben welke doelen en ambities de organisatie heeft met Het Nieuwe Werken. Wordt HNW ingevoerd vanuit kostenperspectief of wilt u concurrerend blijven op de arbeidsmarkt? Wilt u de verschillende generaties beter laten samenwerken of juist meer jong talent aan de organisatie binden? Maak de doelstellingen expliciet, zodat iedereen binnen de organisatie weet waar het voor te doen.
Tip 2. Zorg voor volledige steun op het hoogste niveau
De directie en het hoger management dienen het traject naar een nieuwe manier van werken volledig en expliciet te steunen. Deze steun is nodig vanaf het eerste moment (uitzetten randvoorwaarden) tot en met de daadwerkelijke invoering van Het Nieuwe Werken. Tijdens de invoering is de steun nodig om weerstand te overwinnen of om de noodzakelijke samenwerking tussen betrokken afdelingen van de grond te krijgen c.q. te realiseren. Het geven van het goede voorbeeld, door bijvoorbeeld als eerste de vaste werkkamer af te staan, helpt enorm in de acceptatie.
Tip 3. Concrete discussie: maak nieuwe werkafspraken
In de praktijk maken medewerkers zich vaak zorgen. Ze lopen rond met tal van vragen, zoals: kan ik nog wel rustig werken? Vind ik wel een goede werkplek? Hoe gaan we om met stilteruimtes? Als ik een keer om half tien begin, is er dan nog wel een werkplek te vinden? Om deze onrust weg te nemen, is het zaak concreet de discussie aan te gaan over normen en waarden, houding en gedrag en het gebruik van ruimtes en faciliteiten. Uit deze discussies kunnen nieuwe werkafspraken voortkomen. De discussies kunnen plaatsvinden in workshop-, spel- of andere interactieve vorm. Zorg ervoor dat medewerkers zelf input kunnen leveren en samen duidelijkheid kunnen creëren over de invulling van Het Nieuwe Werken in de nieuwe werkomgeving.
Tip 4. Geef weerstand een podium
Iedere organisatie die met Het Nieuwe Werken aan de slag gaat, stuit op weerstand. Dat is heel normaal, immers iedere sociale innovatie gaat gepaard met mensen die minder enthousiast of zelfs negatief zijn over de toekomstige veranderingen. Het is belangrijk deze medewerkers toch een platform te bieden, zodat ze hun verhaal kunnen doen. Er moet serieus naar de geluiden worden geluisterd en indien mogelijk moet er iets meer worden gedaan. De grootste valkuil is dit negatieve commentaar geruisloos onder het tapijt te vegen. Het zal dan steeds terugkomen en soepele acceptatie van de nieuwe werkmanier belemmeren.
Tip 5. Maak je ambassadeurs groot
Binnen iedere organisatie zijn er wel werknemers die voorstander zijn van Het Nieuwe Werken. Dit zijn vaak mensen die bij een andere organisatie hebben gezien hoe het werkt en enthousiast zijn over de kansen en veranderingen. Het is handig deze mensen als ambassadeurs te gebruiken om ideeën te vormen en te concretiseren en anderen mee te krijgen in het veranderingsproces.
Tip 6. Plaats het middenmanagement centraal
Voor het middenmanagement is invoering van Het Nieuwe Werken de grootste verandering. Ze verliezen hun vaste werkkamer, moeten op een andere manier gaan leidinggeven en gaan sturen op resultaten in plaats van aanwezigheid. Ook moeten ze zich meer gaan ontwikkelen als coach. Zorg daarom voor een goede begeleiding en coaching en bied workshops aan om deze groep te begeleiden. Anders gezegd: stel het middenmanagement centraal in het ontwikkelingstraject.
Tip 7. Maak HNW visueel
Bij Het Nieuwe Werken raken medewerkers in hun beleving vaak iets belangrijks en vertrouwds kwijt, namelijk de eigen werkplek. Tegenover dit offer staan ook positieve zaken zoals meer flexibiliteit, meer eigen verantwoordelijkheid en een betere work-life-balance. Daarnaast is het goed om medewerkers ook op een andere wijze iets 'terug' te geven. Denk bijvoorbeeld aan visuele, zichtbare elementen. Op welke manier kunnen medewerkers straks de werkomgeving eigen maken? Komt er een ruimte waar zij hun werk kunnen laten zien? Welke creatieve ruimten worden gerealiseerd en wat zijn de wensen van de medewerkers voor de inrichting van deze ruimten? Door medewerkers hierbij te betrekken, creëer je meer draagvlak en zullen mensen enthousiaster worden bij de overgang naar de nieuwe werkomgeving.
Tip 8. Business case achter de hand
Het Nieuwe Werken levert veel op, maar vergt in eerste instantie een investering, bijvoorbeeld door een verbouwing, een andere kantoorinrichting en/of door het uitrusten van medewerkers met digitale hulpmiddelen als smartphones. Natuurlijk zijn er mensen die zonder business case al 'weten' dat Het Nieuwe Werken gewoon ingevoerd moet worden. Maar er zijn ook mensen die meer onderbouwing willen zien. Voor hen is een realistische business case noodzakelijk. Los van de stijging van productiviteit en een verhoging van de medewerkertevredenheid levert Het Nieuwe Werken ook besparingen op (denk vooral aan minder vierkante meters kantooroppervlak en minder werkplekken). Door de kosten en baten tegen elkaar af te zetten, zijn moeilijke situaties tijdens de invoering te voorkomen.
Tip 9. Laat ICT over aan de juiste mensen
De ICT binnen Het Nieuwe Werken moet leuk en simpel worden en vooral bedoeld zijn om (online) samenwerken te stimuleren. Geef de verantwoordelijkheid voor de invoering van ICT-middelen aan mensen die verstand hebben van gebruikers. Let op: dit hoeven dus geen mensen te zijn die specifiek verstand hebben van de techniek erachter. Dan wordt de invoering van Het Nieuwe Werken leuker en succesvoller.
Tip 10. Ga op referentiebezoek
Het is zeer zinvol om op referentiebezoek te gaan bij organisaties die HNW al hebben ingevoerd en bespreek met hen de voordelen en leermomenten. Ervaar de nieuwe kantoorconcepten en voer gesprekken met de mensen die er werken. Zo krijgen ook collega's die sceptisch zijn een goed beeld van de voordelen die Het Nieuwe Werken met zich meebrengt.
|
|
|
